Lãnh đạo đều có những cuộc họp, và những người của họ dự họp với tư duy hy vọng mọi thứ sẽ tốt hơn. Họ nghĩ rằng lãnh đạo sẽ cho họ thêm thông tin, hướng dẫn nhiều hơn, hoặc tạo động lực, truyền cảm hứng hơn nữa.
Nhưng trong cuộc họp, đôi khi lại là những tiếng xì xào nói chuyện riêng, hoặc những ánh mắt nhìn xa xăm lơ đãng, hoặc một vài người thì cứ ghi ghi chép chép nhưng thực ra họ đang vẽ cái gì đó trên giấy note.
Câu hỏi là, người của bạn muốn lắng nghe hay bị ép phải lắng nghe bạn?
Đây là một câu hỏi rất khó xác định câu trả lời thỏa đáng.
Hầu hết các lãnh đạo nghĩ rằng, chức vụ của họ đủ để trình bày thông điệp cho nhóm của mình. Đó chính là một sai lầm nghiêm trọng.
Có thể bạn có chức vụ, kiến thức, kinh nghiệm và bạn có thể trả lời cho hầu hết mọi tình huống. Nhưng nếu khả năng truyền thông điệp của bạn yếu kém thì kết quả mà bạn mong đợi sẽ không hiện ra.
Chìa khóa cho khả năng truyền đạt thành công là niềm tin – sự đam mê – sự nhiệt tình của cá nhân bạn, cộng với khả năng trình bày dễ hiểu và khiến người khác cảm nhận được là có sự chân thành.
Có hai yếu tố bạn phải tuân thủ để sự truyền đạt của mình trở nên hiệu quả hơn.
1
Truyền đạt thông tin rõ ràng, đảm bảo người nghe hiểu đúng và trọn vẹn ý đồ của người nói
Đừng cho rằng mọi người hiểu hết những điều mà bạn đang nói, hãy học cách truyền đạt rõ ràng và súc tích.
Luôn có hai yếu tố là how much và by when – tức là bao nhiêu và khi nào trong mọi thông điệp mà bạn truyền tải.
Nhất là yếu tố by when (thời hạn), rất ít người có chủ đích sử dụng, một phần vì bản năng, một phần vì thói giả định, và một phần vì cảm thấy ngại và sợ cảm giác áp đặt người khác. Nhưng nếu khéo léo một chút thì bạn có thể lồng mọi thời hạn trong nhiệm vụ được truyền tải.
Bạn phải tạo ra được thông điệp chuyển nhượng cho người khác – điều này nghĩa là phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ truyền đạt – tức là giúp cho người nghe có thể truyền đạt lại cho người khác nữa.
Thường khi bạn truyền đạt xuống dưới thì dường như các thành viên ở trong nhóm sẽ nói những câu là tôi hiểu rồi, tôi biết rồi, tôi nhớ rồi.
Nhưng để đảm bảo là họ hiểu đúng, đủ, trọn vẹn, thì bạn hãy yêu cầu họ lặp lại thông điệp mà bạn mới vừa truyền đạt cho họ.
Có thể điều này sẽ khiến họ hơi bực bội, nhưng để tránh hiểu lầm thì đây có lẽ là cách an toàn nhất mà bạn nên sử dụng.
Về phía bạn thì phải luôn giữ ý thức về thói quen của sự rõ ràng, bằng cách luôn xác nhận lại các giả định của mình có đúng không khi làm việc với cấp trên, đối tác hay khách hàng.
Brian Tracy cũng nói hơn 90% các giả định đều là sai.
Làm theo cách đó thì những phiền toái của việc phải quay đi quay lại sửa chữa và làm lại chính công việc đó sẽ giảm đến mức kinh ngạc trong công việc.
Nếu ai đó luôn chủ động xác nhận lại những gì bạn nói trước khi anh ta bắt tay vào làm việc, thì lập tức bạn sẽ có cảm giác tín nhiệm anh ta vì sự chu đáo.
Nhưng chúng ta có thể thấy rằng hầu như rất ít người xây dựng được cái thói quen này.
2
Giải thích lý do cần hoàn thành công việc. Những lý do "tại sao" sẽ mang lại động lực mạnh mẽ hơn "cách làm như thế nào"
Khi truyền đạt đừng dành quá nhiều thời gian để nói về cách thức hoàn tất công việc đó như thế nào.
Thay vào đó, hãy tập trung giải thích những gì cần làm và lý do tại sao họ cần phải làm nó, sau đó thì để họ làm bạn ngạc nhiên với sự sáng tạo của họ.
Một lý do tại sao (why) sẽ luôn tiếp thêm sinh lực hơn là cách làm như thế nào (how).
Là nhà lãnh đạo có rất nhiều tình huống bạn không biết cách phải làm như thế nào và đôi khi bạn cũng không cần phải biết nó.
Nhưng bạn phải truyền được cảm hứng để người của bạn muốn nhấc mông dậy và làm một điều gì đó.
Có nhiều trường hợp, người của bạn biết rõ mười mươi về cách thực hiện, nhưng vẫn không làm ra hồn chỉ vì chả có lý do để truyền cảm hứng nào cả.
Một học viên của tôi rất cảm được hai chữ lý do này, đến mức mà anh ta đưa nó vào hầu hết các cuộc hội thoại với nhân viên.
Dĩ nhiên thì độ ngắn dài hay ý tứ ít nhiều của lý do thì sẽ tùy thuộc vào mức độ quan trọng của công việc đó.
Ví dụ chuyện nhỏ như: “Em hãy kê cái ghế này vào vị trí này nhé!”
Thì nó sẽ trở thành: “Em hãy kê cái ghế này vào vị trí này để khách hàng thuận tiện hơn trong việc ngồi đợi nhé!”
Anh ta ý thức được hiệu quả khi giao tiếp là phải cân bằng giữa cảm xúc và nhận thức của người nghe.
Hẳn bạn cũng thấy có một số lãnh đạo sợ mọi người làm sai, nên hay sử dụng cách thức quen thuộc đó là lặp đi lặp lại cái how, nhưng lại thường gây ra cảm giác khó chịu hơn là cái why hoặc là bổ sung thêm một số lý do why cho người nghe bởi vì nó đánh vào cảm xúc của anh ta.
Hầu hết các lãnh đạo thì đều biết và nói về những thứ cần làm (what), một số lãnh đạo chu đáo hơn thì biết truyền đạt cách thức để làm (how), số ít lãnh đạo thì lại biết truyền được những cái lý do (why) mà công việc đó cần thực hiện.
Nhưng thú vị là rất ít những nhà lãnh đạo có thể nói cho bạn biết những lý do vì sao mà công việc đó liên quan đến người đó cần thực hiện. Cấp độ này sẽ đòi hỏi bạn phải tư duy nhiều hơn trước khi bạn truyền đạt cho một cá nhân cụ thể nào đó.
Có một cách đơn giản để bắt đầu, là hãy chọn ra một số bài truyền đạt trước đây của bạn. Sau đó hãy hỏi bản thân, là nó có dễ để người nghe truyền đạt lại và tạo cảm hứng cho người khác nữa hay không.
Giả dụ bạn là người tiếp nhận những thông tin đó, thì bạn sẽ bắt tay vào hành động ngay hay là sẽ phàn nàn về điều đó.
Người của bạn là sự phản ánh trực tiếp từ chính bản thân bạn. Họ quan sát bạn, theo dõi bạn, họ đo lường bạn và họ lắng nghe bạn. Nếu bạn muốn họ nhiệt tình với bạn thì bạn phải tận tâm với họ.
Kết lại
Hãy chuẩn bị những thông điệp của bạn một cách rõ ràng và học cách truyền đạt nó bằng nguồn cảm hứng.
Nếu không thì bạn chỉ mất thời gian và khiến mọi người trở nên mệt mỏi khi họp hành với mình. Chưa kể là công việc trong công ty mỗi ngày lại tồn động và không thể tiến triển một chút nào.
